Schneller zum Wunschtermin

Die Berlinerinnen und Berliner sollen sich mit Hilfe eines neuen Online-Systems schon bald schneller und einfacher ihren Wunschtermin beim Bürgeramt buchen können. So hatte es der Senat Anfang des Jahres versprochen und das Leitprojekt Bürgerämter ins Leben gerufen.

Im Mai und Juni wurde online eine Umfrage mit mehr als 4700 Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu mehr Kundenfreundlichkeit und Service bei der Online-Terminbuchung durchgeführt. Die auf Basis dieser Umfrageergebnisse entwickelte Test-Version des neuen Terminbuchungssystems wird derzeit in einem »User Experience Lab« im Bürgeramt Spandau getestet. Zehn ausgewählte Bürgerinnen und Bürger prüfen dabei zwei Tage lang den neu entwickelten HTML-Prototypen auf dem Smartphone und dem Desktop auf Herz und Nieren. Die Nutzerfreundlichkeit und das Design der neuen Software stehen dabei im Fokus des Tests.

»Wir machen die Verwaltung fit für die Zukunft und das schaffen wir nur gemeinsam mit den Bürgerinnen und Bürgern«, sagte die Staatssekretärin für die Weiterentwicklung der Bürgerdienste, Sabine Smentek (SPD), am Donnerstag. Smentek war ins Bürgeramt Spandau gekommen, um sich ein Bild von der Arbeit im Nutzerlabor zu machen. »Unser Ziel ist es, dass alle schnell und einfach ihren Wunschtermin buchen können«, sagte Smentek. Das jetzt durchgeführte Nutzerlabor gebe der Verwaltung wertvolle Hinweise, an welchen Stellen das neue System noch nachgebessert werden müsse.

Dem neuen Terminbuchungssystem liegt die Vereinheitlichung der Verwaltungsvorschriften zugrunde. Dank einheitlicher Regelungen soll das Terminangebot gesteigert werden. Zudem sollen die Berlinerinnen und Berlin von dem System per E-Mail oder SMS an ihren Termin beim Bürgeramt erinnert werden.

Kernidee ist die leichtere Buchung von Terminen. Wer zum Beispiel einen neuen Personalausweis braucht, soll eingeben können, zu welchem Bürgeramt er möchte und wann er Zeit hat. Also etwa immer donnerstags am Abend. Das System durchsucht dann den Kalender und schlägt eingeständig den Suchkriterien entsprechende Termine vor. Bisher müssen sich Interessenten selber durch den Kalender klicken und einen passenden freien Termin in einem Bürgeramt suchen. Wer eine besondere Tageszeit in einem speziellen Bürgeramt sucht, muss sich durch die Datenbank klicken, bis ein freier Termin gefunden ist.

Da immer mehr Menschen nach Berlin ziehen und in vielen Bürgerämtern Personal fehlt, kam es in der Vergangenheit immer wieder zu Terminwartezeiten von bis zu mehreren Wochen. Bereits im Herbst vergangenen Jahres hatte das Abgeordnetenhaus den rot-rot-grünen Senat aufgefordert, die Wartezeiten auf maximal vierzehn Tage zu verkürzen. Mit dem neuen Online-System soll das in Zukunft möglich gemacht werden.

Nach Auswertung des Nutzerlabors soll in einem nächsten Schritt die technische Finalisierung der Software im Oktober umgesetzt werden. Ab Anfang 2019 soll das System dann allen Berlinerinnen und Berlinern zur Online-Buchung von Terminen bei den Bürgerämtern zur Verfügung stehen. Während des Betriebs soll es eine weitere Evaluation geben. Lange Wartezeiten beim Bürgeramt sollen dann ein für alle mal der Vergangenheit angehören.