Sicheres Arbeiten

»Es sind einige Maßnahmen nötig, die von Mitarbeitern und Unternehmen einfach umgesetzt werden können«, sagt Jens Bothe, Sicherheitsexperte und Director Global Consulting bei der OTRS AG.

Überblick über IT-Equipment

Was die IT-Sicherheit angeht, so ist es für Home-Office-Arbeiter wichtiger denn je, mit dem richtigen Equipment ausgestattet zu sein, das vom Unternehmen unterstützt wird. Deshalb ist immer die aktuellste Software-Version, wie etwa OTRS 7 (seit 27. März OTRS 8), zu empfehlen.

Arbeiten in der Cloud

Werden die Systeme in der Cloud betrieben, können alle Mitarbeiter bequem darauf zugreifen - egal wo sie arbeiten. Es lohnt sich allerdings ein genauer Blick auf den Cloud-Provider, um sicher zu gehen, dass alle Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden. Liegen die Compliance-Zertifizierungen vor. Wie werden die Daten beim Austausch verschlüsselt? Welche Backup-Verfahren gibt es? Wo befinden sich die Datencenter?

Bring your own Device

Wenn Mitarbeiter kein Firmenhandy haben, dürfen sie dann im Homeoffice mit ihrem privaten Geräten beruflich telefonieren oder kommunizieren?

Das liegt in der Entscheidung des Unternehmens. Dabei sollte aber immer auch der Datenschutz gewährleistet, Verschlüsselung, Passwortschutz und Virenscanner auch auf privaten Geräten installiert sein. Die WLAN-Verbindung sollte auch in den eigenen Räumen immer geschützt sein, sensible Daten sollten nicht lokal gespeichert werden.

Der Rechner sollte auch im eigenen Heim immer gesperrt werden, sobald sich der Anwender davon entfernt.

Digitale Kollaborationstools

Digitale Kollaborationstools helfen Mitarbeitern, auch virtuell in Teams zusammenzuarbeiten. Auch die Wahl des Kommunikationskanals spielt eine Rolle: Mittlerweile kommunizieren Kollegen per E-Mail, Telefon, WhatsApp, SMS, Skype und anderem.

Gegen die Flut der E-Mails kann die Implementierung eines Solution Desk mit Ticketing wie OTRS helfen: Dies fügt der Kommunikation eine Struktur und Nachverfolgbarkeit hinzu. So gehen keine Details verloren, während gleichzeitig die Anzahl der E-Mails reduziert und ein Gesamtüberblick für alle Beteiligten geschaffen wird.

Bei den Regelungen fürs Homeoffice bringt allerdings jeder Mitarbeiter möglicherweise andere Erfahrungen mit, so dass es sich lohnt, übergreifende Richtlinien für die Arbeit von zu Hause zu erstellen. OTRS AG/nd