Wie müssen die Belege und Quittungen aussehen?

Am besten sind Belege, auf denen die Art der Aufwendungen genau bezeichnet ist. Die Bezeichnung Fachbuch reicht nicht aus. Lassen Sie den Titel dazuschreiben, oder vermerken Sie ihn selbst auf einem extra Blatt, das Sie an den Beleg heften. Das gilt auch, wenn auf einem Kassenbon nur die Artikelnummer oder der Preis steht. Schreiben Sie auf ein extra Blatt, was Sie gekauft haben. Auch eine Kopie des Buchcovers kann helfen.

Wichtig ist auch ein auf dem Beleg gut lesbares Datum. Daraus erkennt der Finanzbeamte, dass die Kosten in dem entsprechenden Kalenderjahr bei Ihnen abgeflossen sind.

Manche Belege werden mit der Zeit unlesbar, zum Beispiel wenn die Rechnung auf Thermopapier gedruckt wird. Machen Sie sich deshalb möglichst bald eine gut lesbare Kopie des Originalbelegs oder scannen Sie Ihre Belege ein. Heben Sie auf jeden Fall auch den Originalbeleg auf.

Der Empfänger der Zahlung muss nicht unbedingt auf dem Beleg stehen, aber es ist empfehlenswert. Ist der Empfänger zum Beispiel eine Fachbuchhandlung, steigen Ihre Chancen, dass das Finanzamt ein dort gekauftes Fachbuch als Werbungskosten anerkennt. Steht kein Empfänger auf dem Beleg und fragt das Finanzamt nach, müssen Sie ihn nennen. Sonst darf es die Kosten streichen (§ 160 AO).

Wer gezahlt hat, muss nicht auf dem Beleg stehen. Das Finanzamt unterstellt, dass der Belegbesitzer auch gezahlt hat. Rechnungen sollten aber an denjenigen adressiert sein, der später die Kosten auch geltend macht. Deshalb sollte zum Beispiel die Rechnung über den Schreibtisch für den Ehemann nicht auf den Namen der Ehefrau lauten, die in der Steuererklärung für ihre Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit nur den Arbeitnehmer Pauschbetrag in Anspruch nimmt.

Manchmal verlangt das Finanzamt auch einen Nachweis für die Bezahlung einer Rechnung. Damit will die Finanzbehörde zum Beispiel klären, ob der Rechnungsbetrag unter Abzug von Skonto oder ob eine Rechnung vom Jahresende vielleicht doch erst im nächsten Kalenderjahr bezahlt wurde.

Sammeln und sortieren Sie Ihre Belege und Quittungen am besten schon während des Jahres übersichtlich und möglichst nicht in unzähligen Ordnern oder gar in einer Schachtel mit am Ende unzähligen ungeordneten Quittungen.

Finger weg vor Belegmanipulationen und erfundene Aufwendungen. Das Ausstellen unrichtiger Belege oder das Berichtigen eines Belegs ist kein Kavaliersdelikt! Wer zum Beispiel einen Eigenbeleg über nicht entstandene Kosten ausstellt oder in einer Einzelaufstellung Aufwendungen hinzufügt, die gar nicht entstanden sind, kann sich wegen Steuerhinterziehung strafbar machen. Das gilt auch, wenn auf einem richtigen Beleg der Betrag oder das Datum verändert wird.

Verwenden Sie nur eigene Quittungen, die Sie selbst oder Ihr Ehepartner bezahlt haben. Von einem Tausch von Belegen unter Freunden oder Kollegen oder gar von einem Kauf fremder Quittungen lassen Sie die Finger! Denn der Handel mit Belegen und Quittungen ist verboten!

Wenn das Finanzamt dahinterkommt, droht eine empfindliche Geldstrafe (bis zu 5000 Euro, in manchen Fällen sogar bis zu 50 000 Euro) und im schlimmsten Fall eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung, die mit Geld- oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren bestraft wird (§§ 370, 378, 379 AO).

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