Außer Spesen nichts gewesen?

Irrtum 1: Vorteile aus privatem Bonusprogramm bleiben privat

Falsch! Nutzt der Arbeitnehmer für die Geschäftsreise ein privates Bonusprogramm, beispielsweise Miles & More, muss er die gesamten Vorteile an den Arbeitgeber weitergeben, da dieser die Reise bezahlt. Der Arbeitgeber kann so insbesondere verlangen, dass der Arbeitnehmer erworbene Bonusmeilen für weitere Geschäftsreisen einsetzt.

Arbeitnehmern, die privat und dienstlich an einem derartigen Bonusprogramm teilnehmen möchten, kann der Arbeitgeber die Mitgliedschaft erstatten, muss dies aber nicht tun. Wer Flugmeilen sammeln oder eine Bahncard für sich verwenden und die Kosten in Teilen auf den Arbeitgeber übertragen will, muss dies vorab mit ihm absprechen.

Irrtum 2: Private Termine vor und nach Dienstreise möglich

Nicht unbedingt! Reist der Mitarbeiter bereits vor dem Geschäftstermin an oder folgen der Dienstreise private Termine, übernimmt der Arbeitgeber die anfallenden Kosten nicht. Sind die Kosten jedoch die gleichen wie bei der regulären Dienstreise, dürften die privaten Termine außerhalb der Arbeitszeit kein Problem sein.

Allerdings entscheidet der Arbeitgeber darüber, ob der Mitarbeiter An- und Abreise an eigene Termine anpassen darf. Das ist vor der Reise abzuklären. Für alle Mehrkosten durch private Termine muss der Arbeitnehmer in jedem Fall selbst aufkommen. So werden auch private Besuche in Theater, Oper oder Kino während der Dienstreise nicht übernommen.

Irrtum 3: Arbeitgeber bestimmt, wo ich übernachte und speise

Das stimmt nicht ganz: Zwar müssen sich Mitarbeiter an vorhandene Reiserichtlinien des Unternehmens bezüglich der anfallenden Kosten halten. Solange die Preise verhältnismäßig sind, darf der Arbeitnehmer Hotel und Restaurant jedoch selbst aussuchen. Die Übernachtung im Luxushotel kann das Unternehmen ablehnen.

Gleiches gilt für die Restaurantwahl: Sowohl für die private Mahlzeit als auch beim Essen mit Geschäftspartnern sollte der Mitarbeiter die Verhältnismäßigkeit im Auge behalten. Wer ein Geschäftsessen hat, stimmt sich bei der Restaurantwahl mit dem Arbeitgeber ab. Maßgeblich ist die Wichtigkeit des Termins und der Rang der Geschäftspartner.

Irrtum 4: Dienstwagen darf nur dienstlich genutzt werden

Das ist nicht zwangsweise so. In der Regel vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass der Firmenwagen auch privat gefahren werden kann. Liegt keine solche Vereinbarung vor, darf das Auto ausschließlich auf Dienstfahrten genutzt werden. Wer privat und dienstlich mit dem eigenen Wagen unterwegs ist, sollte darauf achten, dass er die Kosten korrekt abrechnet: Ohne weitere Absprache mit dem Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer lediglich verlangen, dass ihm die tatsächlich angefallenen Benzinkosten erstattet werden. Als Kostennachweis muss er die entsprechenden Tankquittungen vorlegen. Die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale, die alle Kosten der Kfz-Nutzung abdeckt, kann der Arbeitnehmer indes nur verlangen, wenn dies mit dem Arbeitgeber ausdrücklich vereinbart wurde.

Irrtum 5: Privatgespräche mit Firmenhandy sind verboten

Das hängt davon ab, was mit dem Arbeitgeber besprochen wurde. Auch beim Firmenhandy vereinbaren Unternehmen und Mitarbeiter, ob das Diensthandy privat genutzt werden darf. Wurde nichts vereinbart, sind Privatgespräche allerdings nicht erlaubt. Andererseits gilt: Wer ohne Firmenhandy dienstlich unterwegs ist, braucht sein privates Handy nicht für berufliche Zwecke einzusetzen.

Alle Belege sammeln

Bei entsprechender Vereinbarung übernimmt der Arbeitgeber alle verhältnismäßigen Kosten einer Dienstreise mit Bezug zur Arbeit. Dazu gehören Fahrtkosten sowie Kosten für Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand, also den steuerrechtlich anerkannten Betrag. Kauft der Mitarbeiter Arbeitsmaterial oder bewirtet er Geschäftskunden, so kommt der Arbeitgeber auch hierfür auf, wenn er eine entsprechende Anweisung gegeben hat.

Wer auf Dienstreise ist, sollte darauf achten, dass er alle Belege inklusive Mehrwertsteuerausweis sammelt. Denn Ausgaben können nur erstattet werden, wenn sie durch entsprechende Quittungen belegt sind.