Reisezeit ist keine Arbeitszeit, aber ...

Morgens mit der Bahn zum Kunden in eine andere Stadt; per Flugzeug auf zum fernen Geschäftspartner; wieder auf dem Weg zur nächsten Messe, zum nächsten Kongress: Geschäftsreisen sind in vielen Jobs an der Tagesordnung. Dienstliche Fahrten gehören für viele Beschäftigte zum geregelten Alltag - allein: Die Rechte und Pflichten, die sich aus und auf Dienstfahrten ergeben, sind lange nicht so eindeutig gestaltet.

In einem Gesetz nicht ausdrücklich geregelt

Tatsache ist: Ausdrücklich im Gesetz geregelt sind Dienstreisen nicht. Wie es sich auf solchen angeordneten Fahrten mit Spesen, Fahrtkosten, Arbeitszeit und Überstunden verhält, wird häufig im Arbeitsvertrag zwischen dem Beschäftigten und dem Arbeitgeber vereinbart oder ist in einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Eine Dienstreise liegt immer dann vor, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens an einen Ort außerhalb seines Arbeitsorts fährt. Beschäftigte sind grundsätzlich zu Dienstreisen verpflichtet, und zwar auch dann, wenn diese Fahrten nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag stehen.

Dienstreisen ergeben sich aus dem Berufsbild des Beschäftigten und sind Pflicht, wenn sie mit seiner ausgeübten Tätigkeit in Beziehung stehen und vom Arbeitgeber angeordnet werden. Auf Dienstreisen sind Beschäftigte prinzipiell gesetzlich unfallversichert.

Kompliziert wird es, wenn es um die Reisezeit selbst geht, um die Frage, ob diese bereits zur Arbeitszeit gehört oder nicht.

Grundsätzlich gilt: Die Reisezeit ist keine Arbeitszeit. Ist der Beschäftigte mit der Bahn oder dem Flugzeug unterwegs, zählt die Reisezeit nicht zu seiner Arbeitszeit, wenn es ihm selbst überlassen bleibt, wie er die Fahrtzeit gestaltet. Es ist also zulässig, wenn man acht Stunden anreist und danach acht Stunden arbeitet.

Allerdings: Muss der Arbeitnehmer während der Fahrt eine Arbeitsaufgabe erfüllen - Protokoll schreiben, Akten bearbeiten, Vortrag vorbereiten -, dann wird die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet.

Exakte gesetzliche Bestimmungen zu der Frage, ob Reisezeiten als Arbeitszeit anzurechnen sind oder nicht, existieren zwar nicht - das reine Fahren wird aber gemeinhin dann als Arbeit betrachtet, wenn der Beschäftigte mit dem eigenen Auto beziehungsweise einem Firmenfahrzeug anreist oder wenn das Reisen einen wesentlichen Teil der Arbeitsleistung ausmacht, wie das bei Berufskraftfahrern, Kundendiensttechnikern, Außendienstmitarbeitern der Fall ist. Das Arbeitszeitgesetz regelt, dass ein Arbeitnehmer nicht mehr als zehn Stunden am Tag arbeiten darf.

Arbeitgeber muss anfallende Kosten übernehmen

Klar ist, dass der Arbeitgeber anfallende Kosten für die Dienstreise übernehmen muss. Beschäftigten werden Spesen wie Übernachtungs-, Verpflegungs- und Fahrtkosten erstattet.

Meist gibt es vor Antritt der Dienstfahrt Vereinbarungen darüber, in welcher Preiskategorie etwa Hotels gebucht und Fahrkarten gekauft werden dürfen. Geht eine Dienstreise in ein Risikogebiet, steht der Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht und muss die Kosten für Vorsorgeuntersuchungen und Impfungen tragen.

Änderungen gibt es für alle Beschäftigten, bei denen nicht das Unternehmen die Reisekostenabrechnung übernimmt: Für Dienstreisen gelten seit dem 1. Januar 2014 gegenüber dem Finanzamt neue Regeln (siehe nebenstehenden Infokasten). Die lohnen sich für alle, die ihre Reiseausgaben als Werbungskosten in die Steuererklärung packen, weil sie höhere Verpflegungspauschalen mit sich bringen.

Aus: metallzeitung 2/2014