Vermittler zwischen Verwaltung und Eigentümern

Übernehmen Sie beispielsweise nicht die Überwachung und Abnahme von Sanierungsarbeiten. Auch Verträge für die WEG dürfen Sie nicht einfach so verhandeln oder gar unterschreiben. Die Eigentümerversammlung kann Sie höchstens ermächtigen, eine Vertrag auf Basis von Vorgaben auszuhandeln oder einen von ihr beschlossenen Vertrag zu unterzeichnen, etwa einen neuen Verwaltervertrag.

Die Jahresabrechnung

Hier muss der Verwaltungsbeirat die Belege prüfen, die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Jahresabrechnung nachvollziehen sowie die Instandhaltungsrückstellung überprüfen. Über seine Prüfungsergebnisse hat er eine Stellungnahme abzugeben. Diese ist eine wichtige Grundlage für die Entscheidung der Wohnungseigentümer, die Jahresabrechnung zu genehmigen oder nicht zu genehmigen.

Gegenüber der Eigentümerversammlung hat der Verwaltungsbeirat beratende sowie empfehlende Aufgaben. Bei Fehlen des Verwalters fallen ihm vorbereitende (die Beschlüsse der Eigentümerversammlung) und leitende (Leitung der Eigentümerversammlung) Aufgaben zu. Gegenüber dem Verwalter hat der Beirat unterstützende und prüfende Aufgaben, gegebenenfalls soll oder muss er bestimmten Handlungen zustimmen oder diese genehmigen.

Einem Verwaltungsbeirat können allerdings keine Aufgaben übertragen werden, die nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEGesetz) der Wohnungseigentümergemeinschaft obliegen.

Ist ein Verwaltungsbeirat berufen, nimmt er in der Regel folgende wichtige und verantwortungsvolle Funktionen wahr:

Vermittlung zwischen dem Verwalter und unzufriedenen Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft,

frühzeitige Meldung von Schäden innerhalb des Gemeinschaftseigentums,

Einholung von Angeboten, soweit dies kostenlos möglich ist,

Vorbereitung der Eigentümerversammlung,

Unterstützung bei der Durchführung der Eigentümerversammlung, zum Beispiel Auszählung der Stimmen, oder Übernahme der Versammlungsleitung,

zu Prüfungszwecken Einsichtnahme in Vollmachten, die dem Verwalter erteilt wurden.

Wichtig: Fortbildung

Doch die wenigsten Beiräte haben Vorkenntnisse, die sie auf dieses anspruchsvolle Ehrenamt vorbereiten. Wichtig ist es für die ganze WEG, dass die gewählten Beiräte sich fortbilden, um das nötige Know-how zu erwerben und fachlich auf dem Laufenden zu bleiben.

Beiräte investieren bereits ihre Freizeit in ihr Ehrenamt. Für ihre Fortbildung muss die WEG aufkommen. »Beiräte können nach § 670 ff. BGB die Erstattung der Kosten und Auslagen für ihr Amt verlangen«, erklärt Britta Müller, Referentin für Verwaltungsbeiräte bei WiE. Zu den möglichen Aufwandsentschädigungen zählen neben Porto-, Telefon- und Fahrtkosten auch Fachliteratur und die Teilnahme an Ausbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen.

Sinnvoll: Budget beschließen

Damit über die Höhe der Ausgaben kein Streit entsteht, sollten WEG ein Budget für die Beiräte beschließen. Denn von gut informierten und qualifizierten Verwaltungsbeiräten profitiert die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft. Daher sollte ein angemessener Anteil für die Fortbildung unbedingt einkalkuliert sein. Kann der Verwaltungsbeirat beispielsweise die Jahresabrechnung richtig beurteilen und Fehler oder Einsparpotenziale erkennen, zahlt sich das für alle Eigentümer aus. Die Kosten sinken und der Wert der Immobilie bleibt erhalten.

WiE empfiehlt, den Punkt Aufwandserstattung oder Fortbildungsetat für Beiräte auf die Tagesordnung jeder Eigentümerversammlung zu setzen. WEG sollten sich rechtzeitig vor der nächsten Versammlung darum kümmern.

Gute Erfahrungen haben WEG mit der Festlegung einer Aufwandspauschale pro Beiratsmitglied gemacht, in die auch Fortbildungskosten wie der Besuch einer Schulung einkalkuliert sind. Je größer eine WEG ist, umso komplizierter ist die Arbeit des Beirats und umso höher kann und sollte die Pauschale ausfallen.

WiE bietet regelmäßig Kompaktschulungen für Beiräte und interessierte Wohnungseigentümer an. WiE/nd

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